Assistenz des CEO ZEIT Verlagsgruppe (d/w/m)
07.04.2025
Zeitverlag Gerd Bucerius GmbH & Co. KG
Hamburg
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Assistenz des CEO ZEIT Verlagsgruppe (d/w/m)
Hamburg
Aktualität: 07.04.2025
Anzeigeninhalt:
07.04.2025, Zeitverlag Gerd Bucerius GmbH & Co. KG
Hamburg
Assistenz des CEO ZEIT Verlagsgruppe (d/w/m)
Aufgaben:
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz in Vollzeit für unseren CEO am Standort Hamburg. Gemeinsam mit einer weiteren Kollegin organisieren Sie vertrauensvoll das komplette Büro unseres CEO, wobei Ihre Schwerpunkte in der Veranstaltungsorganisation und der Korrespondenz liegen.
Sie wissen, wann unser Geschäftsführer bei internen oder externen Veranstaltungen teilnimmt und übernehmen hier kompetent die gesamte Koordination (z.B. Einladungsmanagement, Vor- und Nachbereitung etc.).
Als Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung sowie den internen und externen Stakeholdern sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf aller Veranstaltungen.
Im Tagesgeschäft übernehmen Sie stilsicher die allgemeine Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, klären Kooperations- und Speakeranfragen und wissen, wie Sie Prioritäten setzen bei der Bearbeitung.
Eigenverantwortlich pflegen Sie die umfangreiche Adressdatenbank und sorgen für eine regelmäßige Aktualisierung.
Vertretungsweise übernehmen Sie auch organisatorische Aufgaben wie Terminkoordination, Reiseplanung und -buchung und die Vorbereitung von Meetings.
Qualifikationen:
Nach Ihrer erfolgreich abgeschlossenen kaufmännischen Berufsausbildung, idealerweise im Bereich Büromanagement, Verlag oder Medien, haben Sie mehrere Jahre Berufserfahrung im Bereich Assistenz, gerne auch in der Veranstaltungsbranche, sammeln können.
Dank Ihrer Berufserfahrung ist für Sie die eigenständige Abwicklung der gängigen Assistenzarbeiten wie Planung, Koordination und Organisation selbstverständlich.
Sie haben Spaß am Schreiben und legen Wert auf korrekte Sprachverwendung - dabei bringen Sie Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau und mindestens gute Englischkenntnisse mit.
Sie haben Freude am Umgang mit Menschen, besitzen eine ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie einen zuvorkommenden und freundlichen Umgangston, denn eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den anderen Abteilungen des Hauses sowie externen Geschäftspartnern sind unabdingbar für diese Position.
Ihre MS Office-Kenntnisse (Outlook, Teams, Excel, Word) sind sehr gut, Sie haben Freude, sich schnell in neue Systeme einzuarbeiten und sind offen für das Anwenden von KI-Tools. Vielleicht haben Sie sogar schon mit Datenbanken gearbeitet?
Ein sehr gutes Organisationstalent, das richtige Fingerspitzengefühl für verschiedene Stakeholder und ein aktiver Gestaltungswille sind Voraussetzungen für diese Aufgabe.
Ihre selbstständige und strukturierte Arbeitsweise ermöglicht es Ihnen, flexibel auf sich verändernde Bedingungen zu reagieren und Prioritäten zu setzen.
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